Para manter o controle efetivo das finanças é fundamental saber como o dinheiro é gasto. Uma planilha financeira bem organizada possibilita uma visão geral e detalhada sobre as receitas e despesas. A partir dessas informações é possível saber se as finanças estão equilibradas ou no vermelho. Isso vale para tanto para o mundo empresarial como para o orçamento pessoal e familiar. Dois grupos de contas que precisam ser monitoradas são as despesas fixas e despesas variáveis. Você sabe qual a diferença entre elas?
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas contas que você precisa pagar, independentemente do volume de produção e serviços. Os valores são cobrados periodicamente e permanecem com o mesmo valor por determinado período.
É o caso, por exemplo, do aluguel da sede da empresa. Imagine uma fábrica de sorvetes que tem uma despesa fixa de R$ 25 mil ao mês, para produzir 100.000 mil picolés. Se a produção cair para 80 mil unidades, a despesa fixa será a mesma. Ou seja, a fábrica continuará pagando o mesmo valor de aluguel até o próximo reajuste ou renovação contratual.
Veja exemplos de despesas fixas:
- Aluguel do prédio
- Aluguel de máquinas e equipamentos
- IPTU e outros tributos
- Manutenção e limpeza da empresa
- Pró-labore dos sócios
- Remuneração dos funcionários
- Mensalidade de condomínio
- Serviço de vigilância patrimonial
Ao dividir o valor total da despesa fixa pela quantidade de picolés, ou seja, saberemos qual o custo fixo de cada unidade: R$ 0,25. Se a produção for inferior a 100 mil picolés, o custo fixo unitário será maior. Por exemplo: se a produção, em determinado mês, cair para 95 mil picolés, o custo fixo unitário será de R$ 0,26.
Porém, se a produção aumentar, sem a necessidade de alterar a planta industrial nem contratar mão de obra fixa, o valor será reduzido. É importante entender a relação porque esses valores são considerados na formação de preço de um produto. Se a empresa não conhece os custos fixos e variáveis, em detalhes, terá dificuldade para atingir o ponto de equilíbrio e ainda corre o risco de entrar no vermelho, se a receita for menor do que as despesas.
Despesas variáveis
As despesas variáveis aumentam ou diminuem conforme o volume de produção e os resultados de vendas. Digamos que a fábrica de picolé tem uma despesa variável mensal em torno de R$ 30 mil para produzir os 100 mil picolés. No verão, para aumentar a produção em 30% ela terá que comprar mais matérias primas e contratar mais cinco funcionários por tempo determinado.
Com isso, a despesa variável aumentará, uma vez que serão acrescentados os gastos com mais matérias primas, insumos, salários dos trabalhadores temporários, entre outros custos. Se a despesa variável passou para R$ 45 mil, para produzir 130 mil picolés, o custo variável unitário é de R$ 0,35 (valor aproximado).
Exemplos de despesas variáveis
- Compra de mais matéria prima e embalagens
- Logística (armazenagem e transporte)
- Insumos produtivos (água e luz)
- Trabalhadores temporários
- Comissão de vendas
- Horas extras e produtividade
É importante analisar se o aumento das despesas variáveis não é consequência do desperdício de matéria prima, retrabalho e baixa produtividade. Essa análise é vital para os negócios. A empresa que consegue enxugar despesas, fixas e variáveis, porque investe na melhoria contínua de processos, torna-se mais competitiva, consegue oferecer produtos e serviços a preços imbatíveis, sem perder a qualidade das entregas ao consumidor final.
A empresa precisa dispor de uma reserva financeira para enfrentar os momentos críticos, quando o faturamento e a lucratividade diminuem, mas ainda há despesas fixas a serem pagas todo mês, com aluguel, salários dos funcionários do quadro efetivo.
É mais fácil gerenciar as despesas variáveis encontrando, por exemplo, fornecedores com preços mais atrativos. No entanto, é preciso tomar cuidado para o barato não sair caro devido à perda de qualidade dos produtos e serviços. Reduzir as despesas variáveis é possível, mas esse processo precisa ser muito bem estudado para evitar consequências negativas.
O controle sobre as despesas fixas e variáveis é essencial para o equilíbrio financeiro. O empreendedor tem que saber se há “ralos” sugando os recursos financeiros da empresa, por falta de planejamento, desperdício, retrabalho, baixa qualidade, uso indevido do caixa da empresa, endividamento, entre outros fatores que podem levar a empresa à falência.
Ficou mais fácil identificar as despesas fixas e variáveis de seu negócio?
